Dit artikel omschrijft welke acties je dient te ondernemen ter optimale voorbereiding voor vakinschrijvingen in Brightspace.
Navigeer snel naar:
Randvoorwaarden
We gaan ervan uit dat alle randvoorwaarden voor de onderstaande stappen op orde zijn. Lees: de onderwijsvoorbereiding is gereed, ter voorbeeld:
- De faculteit weet welke vakken in uSis, courses in Brightspace moeten worden;
- De faculteit weet welke docent de course gaat geven;
- Etc.
Vakken (& secties) aanmaken in Brightspace
Hieronder vind je de 5 hoofdstappen die je moet ondernemen voor het aanmaken van een vak (en bijbehorende secties / werkgroep course offerings) in Brightspace.
Houdt ook rekening met de volgende aspecten:
- De onderstaande werkwijze geldt niet voor Bundelvakken. Raadpleeg hiervoor de volgende documentatie: Vakbundeling
- Wanneer een studiedeel onder 2 Y's hangt, mag maar bij één Y-vak Studiedeel naar LMS aan staan; anders komen de inschrijvingen uiteindelijk niet over (!).
Hoe te controleren:
- Ga naar Curriculumbeheer > Studiegids > Studiegids
- Vul in het veld Studiegidsnummer het betreffende studiegidsnummer in
- Controleer of er in de zoekresultaten een Y vak bestaat
- Type studiedeel: Onderwijs Eenheid
- Onderdeel: Zelfstandig
uSis stuurt de Nederlandse "lange naam studiedeel" mee naar Brightspace als onderdeel van de course offering name. Wil je dat de naam wijzigt in Brightspace, dan moet dat in dit veld worden aangepast.
Hoe te controleren:
- Ga naar Curriculumbeheer > Studiegids > Studiegids > Betreffend Y vak > Tabblad Gegevens
- Controleer of de gegevensstaal op Ned. staat
- Controleer de naam in het veld Lange naam studiedeel
Hoe te controleren:
- Ga in uSis naar de Studiegids
- En controleer de onderliggende vakken op het tab Samenstelling
Houdt hier alvast rekening mee dat sessie gelijk moet zijn aan de in te roosteren Y vak in de interface periode. Doe je niet eerst deze stap, dan moet je na stap 4 hier terug komen, om sections of werkgroep course offerings alsnog te versturen naar Brightpsace.
Hoe te controleren:
- Zoek in uSis naar het studiegidsnummer zonder de Y
- Alle geroosterde studieactiviteiten zijn dan te zien in een lijst
Let op! De sessie van de werkvormen moet gelijk zijn aan de sessie van het te roosteren Y vak.
Hoe te controleren:
- Ga naar Curriculumbeheer > Studierooster > Studierooster beheren
- Vul bij periode de periode in van "Interface (betreffend collegejaar)"
- Zoek naar het betreffende Y vak
- Docenten koppelen als coördinator in uSis wordt gedaan op het scherm 'Studierooster beheren' Zoek in dit scherm het geroosterde Y-vak op (let op dat het Y-vak gepakt wordt wat in de interface periode is geroosterd, te herkennen aan een periode code die eindigt met een 2, bijv 2202).
- Ga naar het tabblad Bijeenkomsten
- Voer de betreffende docent in
- Geef de docent de rol Coördinator
Alle docenten die als coordinatoren zijn ingevoerd, worden bij de course creatie meegegeven. Wil je een coordinator wijzigen / extra docent toevoegen terwijl het vinkje studiedeel naar LMS al aanstaat? Dan is er ALTIJD een veegactie nodig; anders komen de nieuwe / gewijzigde docenten niet over naar Brightspace.
Zie ook Enrollment van Docenten op Course offerings voor meer informatie!
Hoe te controleren:
- Ga naar Curriculumbeheer > Studierooster > Studierooster beheren
- Vul bij periode de periode in van "Interface (betreffend collegejaar)"
- Zoek naar het betreffende Y vak
- Ga naar Betreffend Y vak > Tabblad LMS-gev.
- Controleer of het vinkje Studiedeel naar LMS staat aangevinkt (dit zet de cursus als Moeder-Course offering over naar Brightspace)
- Vul eventueel bij het betreffende deelvak het veld Studieactiviteiten naar LMS, indien gewenst is dat van dat deelvak de groepen (studieactiviteiten) als Werkgroep-Course offerings of Secties in Brightspace worden aangemaakt.
Procesmatig kun je natuurlijk de stappen onder 1 en 2 door elkaar heen doen, afhankelijk van eigen voorkeur of verwerking via Excel2CI.
Resultaat: het vak (en indien van toepassing de aparte werkgroep vakken / sections ) zijn aangemaakt in Brightspace! Zie ook Wat gebeurt er als er een uSis course wordt aangemaakt? voor meer informatie!
Docenten inschrijven op vakken in Brightspace
Zie ook Enrollment van Docenten op Course offerings voor meer informatie!
Als de creatie van een Brightspace course juist is verlopen, en er een coordinator was toegewezen, is deze persoon automatisch als instructor ingeschreven in de course.
Vervolgstappen:
- de inschreven instructor schrijft via de classlist eigen collega's in voor de course;
- OF een LMS Coordinator schrijft via de classlist andere medewerkers in op de course;
- OF LMS Coordinator dient een bulk enrollment verzoek in voor inschrijven van docenten op meerdere courses.
Eigen controles uitvoeren
Course(s) aangemaakt en docenten ingeschreven? Top! Dan kun je op de volgende manieren controleren of de course(s) in Brightspace is/zijn aangemaakt:
1. Manuele controle per course
- Klik binnen Brightspace op het wafelicoon
- Zoek op Y nummer of naam van de course
Indien de course niet verschijnt in je overzicht, dan is de course niet aangemaakt. Zo wel, dan wel!
2. Controlequeries tbv inrichting vakken in uSis
uSIS medewerkers op de faculteiten kunnen controlequeries zelf draaien in uSIS, en op elk gewenst moment (denk bijvoorbeeld direct na het doorvoeren van een aantal wijzigingen in de inrichting van cursussen om zo te controleren of alles goed is gegaan). Wie dat precies binnen de faculteit doet (bijvoorbeeld een facultaire beheerder of een key-user) is aan de faculteit zelf om te bepalen.
Ons advies? Check in ieder geval de volgende query's, die moeten namelijk worden opgelost:
- Query INTF0001: Samenstelling leeg
- Query INTF0003: Vinkje Studiedeel naar LMS staat uit
- Query INTF0004: Vinkje Studiedeel naar LMS aan, maar Y-vak niet geroosterd
- Query INTF0005: Niet-Y-vakken die zijn geroosterd in interface periode of Studiedeel naar LMS aan hebben staan
- Query INTF0008: Deelvakken die in de samenstelling aan meerdere Y-vakken hangen EN meerdere van die Y-vakken zijn ingeroosterd in de interfaceperiode.
- Query INTF0010: controle (in)correct gekoppelde docenten
- QUERY INTF0011: Y-vak dubbel ingeroosterd
Zie Controlequeries tbv inrichting vakken in uSIS voor een uitgebreide beschrijving per query.
Acties uitvoeren n.a.v. controle lijsten FB LMS
In de week vóór de inschrijfpiek stuurt FB LMS alle faculteiten een lijst van alle Brightspace courses, secties én ingeschreven medewerkers per course.
De aangeleverde lijst kan door de faculteit voor de volgende doeleinden worden gebruikt:
- Controle of er vakken missen. We gaan ervan uit dat de faculteit weet welke vakken het aanbiedt;
- Missen er vakken? Zie Vakken (& secties) aanmaken in Brightspace & Controlequeries tbv inrichting vakken in uSis
- Controle of de juiste secties zijn aangemaakt. We gaan ervan uit dat de faculteit weet hoeveel deelactiviteiten een studieactiviteit zou moeten hebben;
- Missen er secties? Zie Vakken (& secties) aanmaken in Brightspace & Controlequeries tbv inrichting vakken in uSis
- Controle of er Brightspace courses zijn zonder instructor (of een andere course management role).
Wat doet FB LMS niet?
FB LMS draait geen controle queries vanuit uSis én gaat ook niet uit zichzelf na of vakken juist zijn ingericht. Deze controle is ter verantwoordelijkheid van de faculteit.
FAQ
Support
Q: Waar kan ik terecht met vragen over de voorbereiding?
A: Zie alle veel voorkomende problemen en antwoorden: Wat moet ik doen als ik problemen ervaar tijdens de voorbereidingen?
Controles én acties gedurende de voorbereidingen
Q: Kunnen jullie ook op andere dagen dan alleen op maandagen lijsten van Brightspace courses aanleveren?
A: Nee. De org unit data (nieuw aangemaakte courses/sections) in Brightspace ververst slechts 1x per week op zondag.
Q: Voor wanneer moet ik de controles en mogelijke acties uitvoeren?
A: Streef ernaar om in de week vóór de inschrijfpiek alles in orde te hebben in Brightspace:
- Alle benodigde vakken zijn aangemaakt;
- Alle benodigde secties zijn aangemaakt;
- Alle docenten/werknemers zijn ingeschreven in de betreffende Brightspace course.
Checklist afgevinkt, super!