Dit artikel is een uitgebreide versie van het artikel voor docenten:
- NL: https://universiteitleiden.screenstepslive.com/a/1627200-hoe-exporteer-ik-cijfers-voor-usis
- EN: https://universiteitleiden.screenstepslive.com/a/1627201-how-do-i-export-grades-for-usis
Navigeer snel naar:
Context
De Export Grades for uSis functionaliteit is ontwikkeld om de flow van cijfer invoer vanuit Brightspace naar uSis zoveel mogelijk te versimpelen. De export geeft direct de data die je nodig hebt om in bulk cijfers in uSis in te voeren en er is dus geen format wijziging nodig om bulk cijfer invoer mogelijk te maken.
Daarnaast biedt deze functionaliteit ook het volgende voordeel ten opzichte van de reguliere Grades Export:
- Bij de export van Final Grade wordt altijd de ADJUSTED final grade uit Brightspace gepakt, tenzij deze leeg is. Dan komt de Final Calculated Grade mee.
- Op die manier heb je in 1 lijst de cijfers die je daadwerkelijk in uSis wil invoeren.
Wat doet de Export Grades for uSis niet?
- Point grades exporteren; dus je kan het export bestand niet gebruiken voor import grades, want die heeft points grades nodig en gebruikt een ander format. Zie ook: https://universiteitleiden.screenstepslive.com/a/1344791-how-do-i-import-grades
- De juiste username exporteren: de s voor het studentennummer wordt er namelijk afgehaald, ten behoeve van directe verwerking in uSis.
- Meerdere grade items in 1 bestand exporteren: elk grade item is een aparte file.
- Mocht je willen rekenen met de symbolen, zul je meerdere excels samen moeten voegen.
Let op!
Bij het exporteren van Grade Categories of Final Grade, kan het zo zijn dat het Grade Symbol niet het juiste cijfer weergeeft omdat Brightspace niet doorrekent met afrondingen. Het is daarom niet altijd wenselijk om de Final Grade uit Brightspace te halen, voordat je correcties hebt toegepast en deze zijn verwerkt in adjusted final grade.
Export van individuele grade items en invoeren in uSis kan geen kwaad, mits de juiste grade scheme is gekozen; maar dat geldt überhaupt voor elke export en invoer in uSis.
Welke rollen in Brightspace hebben de permissie voor de Export Grades for uSis functionaliteit?
- LMS Coordinator
- LMS Coordinator Light
- Faculty Observer (let op, kan geen cijfers invoeren, maar wel lezen en ook exporteren)
- Staff Observer (let op, kan geen cijfers invoeren, maar wel lezen en ook exporteren)
- Instructor
- Assistant Instructor
- Grader
Zie ook Roles & Permissions voor meer informatie over de permissies per role in Brightspace.
Wat betekent dit voor mijn docenten?
Docenten kunnen geen cijfers in uSis invoeren. Wel kunnen ze de export uitdraaien, nodige aanpassingen maken en versturen naar de onderwijsadministratie. Doordat de docent het nieuwe export format gebruikt, kan een medewerker die cijfers invoert gemakkelijker diens acties in uSis uitvoeren. Ook kan het zijn dat jouw docenten hier helemaal geen gebruik van gaan maken, omdat het proces van cijfers ophalen en invoeren in uSis bij andere functies ligt. Het proces hangt natuurlijk geheel af van de opleiding en/of faculteit.
Hoe exporteer ik de cijfers uit Brightspace?
Navigeer naar de betreffende Course > Grades en klik op Export for uSis. Het onderstaande scherm komt dan tevoorschijn:
- Het format voor de export. Standaard staat deze op Excel, maar je kan hem aanpassen naar CSV.
- Wanneer je Excel kiest, is het gemakkelijker cijfers in de export aan te passen, voordat je ze in uSis plakt
- LET OP! Kies je voor CSV, dan kan het zijn dat de datum onbedoeld van format veranderd. Zie ook Datum format verandert in de CSV export
- Hier kun je selecteren welke grade items, grade categories en/of final grade je wil exporteren.
- Name Override kun je gebruiken indien je een andere naam aan het Grade item wil geven, e.g. Deeltoets 1
- Dit veld is niet verplicht en kan prima leeg blijven, zonder consequenties.
- Per regel moet je een toetsdatum selecteren. Een toetsdatum is nodig bij cijferinvoer in uSis.
- Als dit veld leeg is, krijg je een error message te zien met het verzoek een toetsdatum te selecteren
- Bij het plakken van cijfers in uSis, mag de toetsdatum niet in de toekomst liggen. Houdt hiermee rekening: draai de cijferlijsten op de dag dat je ze ook direct invoert uit, of geef een toekomstige datum mee, maar voer je actie nog niet in uSis uit.
- Een historische toetsdatum is natuurlijk geen probleem!
- Klik tot slot op Export Selected
Een pop-up scherm verschijnt, met een nadenk scherm. Zodra de export gereed is, kun je deze downloaden en openen. De export ziet er als volgt uit:
Exporteer je meerdere grade items? Dan heb je een Excel file per grade item; immers kun je in uSis maar per activiteit cijfers invoeren.
Uitleg inhoud Export
Uitleg van het bestandsnaam:
e.g.: 1081V19Y_2223_S1_2223-S1 Landscape Dynamics 2_Baseline test_2022-10-19_20221019103707
De naam van de export is zo opgebouwd dat degene die de cijfers in uSis moet invoeren kan afleiden voor welk vak het is. Zo staat het Studiegidsnummer, als het collegejaar, de periode, naam van het vak in het bestandsnaam. Daarnaast komt ook de naam van de grade item mee + toetsdatum en een date stamp.
Uitleg van de kolommen:
- OrgDefinedID: de studentnummer van de student, zonder s!
- Want in uSis voer je cijfers per student in, zonder de s
- GradeSymbol: het cijfer wat in Brightspace is geregistreerd als Grade Symbol.
- Lees het cijfer wat je veelal ook de student in Brightpspace laat zien
- ExamDate: De datum die je hebt gekozen bij de export stappen
- FirstName: voornaam van de student
- LastName: achternaam van de student
- OrgUnitName: naam van het vak
- OrgUnitCode: code van het vak
- SectionCode: indien van toepassing, code van de sectie waar de student inzit.
- Kan handig zijn wanneer je een samengesteld vak hebt en op verschillende plekken in uSis cijfers moet invoeren
- GradeItemName: De naam van het item zoals in Brightspace Gradebook staat
- GradeItemNameOverride: de eigen gegeven naam bij de export stappen.
Hoe voer ik de cijfers in uSis in?
Tip! Zitten de studenten in sections, en komt er een section code mee uit de export, kun je meteen uit de section code ook direct de jusite deelactiviteit herleiden
- Ga in uSis naar Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst
- Voer de juiste periode in
- Kopieer het studiegidsnummer (zonder de Y) uit het export bestand en voer deze in
- Klik op zoeken
- Selecteer hierna de juiste deelactiviteit
- Selecteer het juiste tabblad (cijfers die je wil verwerken; in het bovenstaande voorbeeld willen we cijfers boeken op de reeds gemaakte cijferlijst Afwezigheid).
- Kopieer de eerste drie kolommen uit de excel en plak deze in het Knip- en plakgebied.
- Klik hierna op Verwerken.
- Controleer nu of de cijfers in de tabel erboven staan en klik tot slot op opslaan.
Waar moet ik op letten bij cijferverwerking in uSis?
- Er is reeds een cijferlijst aangemaakt. Moet deze nog worden aangemaakt, maar weet je nog niet hoe? Vraag dan een collega, of de facultair beheerder uSis om hulp.
- De toetsdatum mag bij invoer in uSis niet in de toekomst liggen!
- Let op de juiste taal instelling van je browser. Anders krijg je de volgende Error in uSis
- Na het verwerken van de cijfers, moeten deze ook nog worden doorgeboekt. Dit gebeurt op het tabblad Soort cijferlijst.
- Het doorboeken van cijfers is expliciet niet iets wat we in deze handleiding meenemen, gezien dit per faculteit verschilt wie dit mag doen en er mogelijk fiattering voor (4 ogen principe) zit.
FAQ
Datum format verandert in de CSV export
Q: Als ik de CSV open, zie ik dat de datum verkeerd wordt getoond. Hij laat me MM/DD/YYYY, i.p.v. DD/MM/YYYY. Hoe kan dit?
A: Het bovenstaande probleem KAN zich voordoen wanneer je gebruikt maakt van een oude versie van Excel, het CSV bestand opent met Notepad of met een ander programma buiten Excel365 om. De reden waarom dit kan gebeuren, is omdat het betreffende programma het CSV bestand automatisch converteert.
Het probleem doet zich niet voor als je het CSV bestand opent met Excel365, dan gaat de conversie altijd goed. Ook doet dit probleem zich niet voor als je voor Excel kiest bij de export: dan wordt de datum altijd juist getoond.
Error in uSis
Q: ik krijg de bovenstaande foutmelding in uSis wanneer ik geplakte cijfers wil verwerken. Wat is er aan de hand?
A: Je krijgt de bovenstaande error te zien, wanneer je taalinstellingen van je browser op English(US) staan, wordt het date format in uSis: MM/DD/YYYY. Echter, is de date format vanuit de export: DD/MM/YYYY. Pas je taalinstellingen aan en de error doet zich niet meer voor. Dit kan bijvoorbeeld voor Google Chrome via: Settings – Languages.
Waar kan ik terecht met vragen?
Brightspace
Heb je vragen over de werking van Export for uSis functionaliteit in Brightspace? Dien dan een ticket in bij FB LMS! Voor LMS Coordinatoren kan dit via TOPdesk: maak een 2e lijn ticket aan en zet deze op FB LMS.
Voor overig onderwijsondersteunend personeel (die géén toegang hebben als behandelaar tot ISSC TOPdesk) via het Helpdeskportaal.
uSis
Heb je vragen over het verwerken van cijfers in uSis? Raadpleeg dan eerst je facultair functioneel beheerder uSis. Indien noodzakelijk kunnen zijn contact opnemen met FB uSis Volg.