Dit artikel legt uit hoe je eigen TOPdesk rapportages kan maken / raadplegen.
Wil je hier meer over weten, of wil je een rapportage op maat laten maken? Neem dan contact op met FB TOPdesk
Zie je de module Selecties, Rapporten en Snelkoppelingen niet? Kijk dan hier hoe je je TOPdesk dashboard kunt aanpassen
- Klik op het potloodje van de module Selecties, Rapporten en Snelkoppelingen
- Zoek in de lijst naar "Brightspace Meldingen" > dit is een rapportage van alle meldingen met categorie Brightspace
- Optioneel: je kunt ook andere rapportages naar wens selecteren
- Klik op -> om de rapportage in de linker box te krijgen
- Klik op opslaan
- Klik tot slot op het rapport in de module, om hem te openen
Het rapport wordt nu geladen. Heb je nog nooit eerder dit gebruikt, krijg je de standaardinstellingen/kolommen te zien.
Ben je frequent gebruiker? Dan laat TOPdesk het rapport zien zoals je hem de laatste keer hebt ingesteld.
- Klik op het tandwiel om de kolommen in het rapport aan te passen
- Doorloop de lijst en voeg kolommen naar wens toe of verwijder de overbodige
- Tip: 'Faculteit / Expertisecentrum' (Aanmelder) is mogelijk interessant indien je wil kijken naar de tickets die jouw studenten/docenten hebben ingediend.
- Klik op opslaan, de lijst zal zich nu verversen
Optioneel kun je filters toepassen om de rapportage te specificeren. Let wel, helaas is het in TOPdesk nog niet mogelijk om filters op alle kolommen in te stellen. Ons advies: laat de filters met rust, tenzij je specifiek wil kijken naar de tickets van afgelopen maand.
Het is interessanter om de rapportage te exporteren en er verder in Excel mee aan de slag te gaan.
- Klik op meer
- Klik op Exporteren
Er verschijnt nu een pop up. Je hebt de optie om ticket/veld informatie mee te exporteren, lees: meer inhoudelijke context, maar let wel dat tickets niet altijd in zijn geheel kunnen worden geëxporteerd.
Wil je eerst voor een snelle management analyse gaan of ben je aan het experimenteren? Laat de selectie dan op Gedeeltelijk staan en klik op OK.
Nadat de export compleet is ontvang je een Excel bestand en kun je aan de slag met je verfijning!
Welke kolommen zijn interessant om te selecteren?
- Meldingnummer > dient als unieke identifier, altijd goed om een sleutel te hebben.
- Lijn > dit kan informatie bieden over hoeveel 1e vs 2e lijns tickets voor jouw faculteit zijn afgehandeld en hoeveel tickets 1e lijn zijn gebleven
- Korte omschrijving (Details) > handig als je scanned de inhoud wil nagaan
- 'Faculteit / Expertisecentrum' (Aanmelder) > wanneer je hier filtert op je eigen faculteit, heb je jouw docenten en studenten te pakken.
- Behandelaarsgroep > kan handig zijn als je wil nagaan welke groep een ticket heeft afgesloten of bij wie het ticket nu staat. NB hij laat altijd alleen de huidige groep zien, niet waar het ticket allemaal langs is geweest; die informatie kun je alleen in het ticket zelf in TOPdesk ophalen
- Soort binnenkomst > hoe tickets in TOPdesk terecht komen. NB E-mail houdt E-mail import in
- Type account > handig als je studenten van docenten wil onderscheiden
- Inlognaam netwerk > handig als je wil nagaan wie van jouw faculteit meeste tickets indient
De andere kolommen kunnen vast ook nuttig zijn, afhankelijk van wat je wil analyseren.
Vragen over rapportages of hoe je ze moet lezen? Of wil je een rapportage op maat laten maken? Neem dan contact op met FB TOPdesk