Het is mogelijk om mails die in de functionele mailbox terecht te komen als melding in te lezen in TOPdesk. Meldingen komen automatisch op 'jouw' operator group te staan. Na verwerking kan je de melding doorzetten of zelf beantwoorden.
Van Mailbox naar TOPdesk
- Controleer of de mail op ongelezen staat
- Sleep dan de mail - ongelezen - naar de map _TOPdesk mailimport
- Indien succesvol: Staat de mail binnen enkele minuten in de map _TOPdesk verwerkt
- Indien niet succesvol: komt de mail in mapje _TOPdesk failed te staan
- Probeer het dan nog 1 a 2x. Wordt de mail dan alsnog niet verwerkt, kun je contact opnemen met FB TOPdesk
- De melding komt daarna in TOPdesk te staan.
- Vul alle rode velden in
- Kijk hier voor een uitgebreide uitleg.
- Bij dienst > vulpen icoontje. Op deze manier wordt een prioriteit aangegeven.
Indien gebruiker per mail antwoord ipv via Helpdeskportal
Het kan zijn dat een docent/student per mail antwoord geeft op je vraag. Deze mails kunnen zoals "nieuwe" mails worden geïmporteerd in TOPdesk. Op die manier komt het antwoord van de gebruiker direct in de juiste melding in TOPdesk. Er wordt dus geen nieuwe melding aangemaakt!
Mailtjes van functionele mailboxen overzetten op personen
Dit kan handig zijn als via een functioneel mailadres een melding voor een student/docent wordt gemaakt, dan kan je direct de melding op zijn/haar naam zetten ipv de functionele mailbox. Zo blijft de initiele melder altijd op de hoogte!
Indien je mailtjes van functionele mailboxen importeert, dan komt de melding op 'naam' van de functionele mailbox te staan. Alle berichten gestuurd vanuit TOPdesk gaan naar die functionele mailbox.
Let op: Het is niet mogelijk voor de eigenaar van de functionele mailbox om deze te openen in de HELPdesk (de klant-kant). Zij kunnen dus niet in het systeem reageren.
Het kan dus handiger zijn om de melding op een persoon zetten, dan moet je een extra stap uitvoeren.
- Klik op de 3 puntjes naast het veld Name
- Klik daarna op Registered Caller
- Hierna worden alle Caller velden leeg en kun je de gewenste persoon invullen. (zie hieronder)
- Kijk HIER voor een uitgebreide uitleg over het invullen van de aanmelder.
- Klik Save
