De opname en/of livestream worden ingepland via Mediasite. Het is belangrijk om de link van de livestream en Q&A van te voren te delen met de aanvrager en eventuele moderator. Zo kunnen zij de livestream toegankelijk maken onder hun doelgroep. De link van de opname stuur je na het editen van de video op. 

Zie de Primer voor meer informatie over het openbaar maken van video's. 

Bij het inplannen van livestreams en opnames zijn de volgende gegevens zijn van belang:

• Gaat het om een livestream, opname of beide?
• Vindt het college plaats in een Mediasitezaal? 
• Wat is de begin- en eindtijd?
• Vindt de sessie herhaaldelijk plaats?
• Wil de aanvrager gebruik maken van een Q&A? 
• Ondersteunt een moderator de sessie?

De rest van dit hoofdstuk gaat dieper in op het belang van deze gegevens. 

Wanneer een sessie niet plaatsvindt in een mediasitezaal, kun je geen livestream of opname inplannen in Mediasite. Er moet namelijk een recorder aanwezig zijn. Een overzicht van alle weblecture zalen is hier te vinden.  Een oplossing is de aanvrager aan te bevelen gebruik te maken van de koffertjes die ze kunnen aanvragen bij de servicedesks. Daarnaast, zijn Zoom, Kaltura Live room en Mediasite goede alternatieven. Je kunt eventueel naar deze handleiding over aanbevolen applicaties verwijzen.

Er zijn verschillende redenen waarom het belangrijk is om een exacte begin- en eindtijd in te voeren. Het kost de recorder tijd om een opname af te ronden en de volgende op te starten. Daarom moet er genoeg ruimte tussen opnames zijn. Daarnaast nemen globaal ingeplande livestreams of opnames onnodige ruimte in. Wanneer een opname in het Mediasite rooster staat, kunnen er geen andere opnames plaatsvinden. Een recorder kan slechts door één schedule tegelijk in gebruik worden genomen. Het is belangrijk je aan het mediasite rooster te houden. Je krijgt namelijk alleen bij het plannen een waarschuwing als je een overlappende schedule inplant.

Bij een herhaaldelijke sessie, stel je een einddatum in. Wees zo nauwkeurig mogelijk met de einddatum voor een efficiënt gebruik van de recorders. Door een einddatum in te stellen, maak je ruimte voor een andere livestreams en/of opnames. 

 Let op: zet de einddatum op 1 dag later dan de daadwerkelijke datum. Mediasite herhaalt de sessie namelijk tot de einddatum. 

Het kan voorkomen dat er een plotselinge verandering in moderator is. Het is gebruikelijk om nieuwe moderators toe te wijzen aan een moderator groep, in plaats van individuele gebruikers apart toe te wijzen aan een schedule. Wanneer er een verandering plaatsvindt in moderatoren, hoef je de moderator link alleen aan de nieuwe toegewezen moderator te sturen. 

Stuur nooit de moderator link naar studenten. De moderator link verschilt namelijk van de "normale" video link. Met de link heeft de moderator bijzondere mogelijkheden en toegang tot vertrouwelijke informatie. 

Het is wenselijk om een opname of livestream ruim van tevoren in te plannen. Niettemin komt het soms voor dat een opname of livestream last minute ingepland moet worden. Je onderneemt dezelfde stappen als bij een ruim geplande livestream. Zie de Primer voor meer informatie over hoe je een livestream inplant. 

Direct na het aanmaken van de livestream, moet je via Teamviewer de schedule lijst refreshen op de ingeplande recorder. Controleer of de livestream/opname in de lijst staat. Mocht het een last-minute actie zijn (bijvoorbeeld 5 min van tevoren), dan is het aan te raden om de livestream en/of opname handmatig te starten.