De user provisioning koppeling zorgt voor het aanmaken en beheren van personen in de usertabel van Brightspace. Bron voor deze koppeling is de ID Vault van ULCN. In deze ID Vault zitten alle studenten (s-nummers), medewerkers (m-nummers) en gasten (g-nummers). Deze zijn op hun beurt weer afkomstig uit respectievelijk uSIS, SAP en het GMS.
Tijdens het aanmaken van een nieuwe medewerker in Brightspace wordt deze persoon enrolled op zijn/haar eigen sandbox. Lees daar hier meer over.
Daarnaast worden medewerkers ook standaard op de Brightspace Online Training enrolled met de rol student.
Mapping gegevens ULCN naar Gebruikers in Brightspace
In Brightspace hebben we een aantal velden die gevuld worden per persoon. Hier beschrijven we welke velden op welke manier gevuld worden. Bij de beschrijving van het veld Active is ook te lezen wanneer een gebruiker wordt aangemaakt en wanneer een gebruiker inactief gemaakt wordt.
| Brightspace veld | Wijze van vullen |
|---|---|
| Org Defined ID | Het unieke identificerende nummer van de persoon. Oftewel: het s-/m-/g-nummer. |
| First Name | Roepnaam van de persoon (de eerste 64 karakters, alles daarachter wordt afgekapt). Als een persoon geen roepnaam heeft in ULCN worden de voorletters gevuld. |
| Middle Name | Dit veld wordt niet gebruikt. |
| Last Name | De samengestelde achternaam. Bij getrouwde medewerkers kan hier de partnernaam in staan. Dit hangt af van de keuze die is vastgelegd in SAP. Mogelijke opties zijn: -eigen achternaam, -achternaam partner, -eigen achternaam gevolgd door partner achternaam, -partner achternaam gevolgd door eigen achternaam. De samengestelde achternaam bevat tevens de tussenvoegsel. Brightspace heeft geen tussenvoegsel veld (Middle Name is iets anders dan een tussenvoegsel). Daarom zijn we genoodzaakt om ook het tussenvoegsel van de persoon (en/of partner) in het Last Name veld op te nemen. Bij iemand die 'de Vries' heet zal de achternaam dan ook 'de Vries' zijn. Ook hier geldt een beperking van 64 karakters. Een te lange achternaam zal dan ook worden afgekapt. Indien een samengestelde achternaam te lang is wordt uitsluitend de eerste van de 2 namen opgenomen in dit veld. *Op dit moment wordt het achternaam veld zoals hierboven beschreven gevuld. Er wordt op dit moment gesproken om te starten met de achternaam en daarachter de tussenvoegsel op te nemen. Zodra dit definitief is en zodra dit is doorgevoerd in de koppeling zal deze pagina aangepast worden. |
| -Voor medewerkers wordt het primaire werk email adres (behorende bij de P1 aanstelling) gevuld in dit veld. -Voor gasten wordt het prive mail adres zoals in het GMS vastgelegd gevuld in dit veld. -Voor studenten wordt het umail adres gevuld in dit veld. Zodra de aanstelling van een medewerker is verlopen, wordt het email adres veld in Brightspace leeg gemaakt. Het recht op een werkmailadres vervalt namelijk per einde contractdatum. Voor gasten en studenten geldt dat het mailadres wordt verwijderd, zodra ze inactive worden. *Voor 2018 was het niet verplicht om bij de registratie van een Gast een prive mail adres in te vullen. Dit veld kan voor een gast dus leeg zijn. Zodra het prive mail adres alsnog gevuld wordt zal dit direct gesynchroniseerd worden naar Brightspace. **Er zijn medewerkers waarvan het email adres [email protected] is in SAP. Bij die medewerkers wordt geen email adres gevuld. Noreply email adressen zouden namelijk problemen opleveren in de LTI koppelingen. |
|
| Username | -Voor studenten is dit gelijk aan de Org Defined ID, te weten het S-nummer. -Voor medewerkers en gasten is dit de lettercode waarmee men inlogt op computers en systemen. |
| Password | Het wachtwoord van de persoon wordt niet gevuld. Dit is ook niet noodzakelijk aangezien het inloggen in Brightspace via ULCN (U Access) verloopt. |
| Active | -Een medewerker wordt als Actief aangemaakt in Brightspace zodra de medewerker in dienst is OF als de medewerker in zijn/haar pre- of post-grace periode zit. Voor medewerkers is de pre-grace 90 dagen en de post-grace 60 dagen. Na de post-grace periode wordt de medewerker inactief gemaakt in Brightspace. -Een student wordt als Actief aangemaakt in Brightspace zodra de inschrijving van de student actief is OF als de student in zijn/haar pre- of post-grace periode zit. Voor studenten zijn beide periodes 60 dagen. Uitzondering is een vooraanmelder. Een vooraanmelder kan al eerder dan de 60 dagen zich hebben aangemeld. Een vooraanmelder wordt dan ook al direct actief aangemaakt, maar krijgt tijdelijk nog een andere rol (zie volgende regel in deze tabel). Na afloop van de post-grace periode wordt de student inactief gemaakt in Brightspace. -Gasten worden actief aangemaakt zodra hun startdatum in het GMS is verstreken. Gasten worden na afloop van hun einddatum in het GMS inactief gemaakt. Zodra iemand inactief wordt, wordt het email adres veld in Brightspace leeg gemaakt. |
| Role | Op het hoogste niveau (LU) krijgt elke gebruiker een enrollment. De rol waarmee deze enrollment wordt gedaan bepaalt welke rechten een gebruiker heeft op de homepage van Brightspace. Rollen die we op het hoogste niveau kennen zijn (afgezien van een aantal beheerrollen) Student, Non Regular Student, Staff en Guest Student. -Studenten krijgen de rol Student. -Medewerkers krijgen de rol Staff. -Voor Gasten geldt dat op basis van hun GMS rol wordt bepaald of iemand Staff of Guest Student wordt. Zie de tabel hieronder voor details. -Pre-registratie studenten die verplichte matching moeten doen (vooraanmelders met VM checklist) krijgen de rol Non Regular Student. Bij de start van de pre-grace periode van het ULCN-account (60 dagen voordat studenten hier komen studeren) worden ze 'geupgrade' naar Student door de koppeling. -Niet-reguliere studenten uit uSIS krijgen ook de rol Non Regular Student. |
Mapping GMS rollen naar Brightspace rollen
Account in het GMS voor gasten worden voor verschillende doeleinden gemaakt. Sommige GMS accounts zijn voor (externe) studenten en sommige GMS accounts zijn voor gastmedewerkers. Op basis van de rol die de persoon in het GMS heeft wordt bepaald of iemand in Brightspace als Guest Student wordt aangemaakt of als Staff. Onderstaande tabel toont welk rol in het GMS tot welke rol in Brightspace leidt.
Heeft een gast uitsluitend een andere rol dan 1 van de hieronder genoemde rollen, dan zal hij/zij niet als persoon aangemaakt worden in Brightspace.
| GMS Rolnr. | Omschrijving GMS rol | Brightspace rol |
| G84 | UBL - 14 - Betalend lener | Guest student |
| G89 | ICLON - Brightspace als student | Guest student |
| G92 | ICLON - Brightspace als student-uMail | Guest student |
| G100 | ARCH - Gast | Guest student |
| G112 | FGW - Toegang LMS als Student | Guest student |
| G122 | FdR - Gastrol Brightspace als medewerker | Staff |
| G123 | FdR - Gastrol BIO | Staff |
| G125 | FdR - Gastrol JPAO | Staff |
| G126 | FdR - Gastrol Privaatrecht | Staff |
| G127 | FdR - Gastrol Publiekrecht | Staff |
| G129 | LUMC - Toegang Brightspace als student (zonder uMail) | Guest student |
| G130 | LUMC - Medewerker LUMC | Staff |
| G142 | FWN - Gastrol Brightspace als student | Guest student |
| G149 | LUMC - Toegang Brightspace als student (met uMail) | Guest student |
| G154 | BB - NVIC - Gastrol met Brightspace als medewerker | Staff |
| G155 | FGGA - Gastrol Brightspace als student | Guest student |
| G180 | FWN - Gastrol Lorentz Center | Guest student |
| G234 | FdR - Gastrol Metajuridica | Staff |
| G236 | FdR - Gastrol Strafrecht (Brightspace als medewerker) | Staff |
| G237 | FdR - Gastrol Strafrecht (Brightspace als medewerker uMail) | Staff |
| G250 | SOZ - FB - Gastrol Brightspace als medewerker | Staff |
| G256 | FGW - Toegang LMS als Medewerker | Staff |
| G260 | FSW - Gastrol Brightspace als student | Guest student |
| G264 | FdR - Gastrol J&E | Staff |
| G271 | HA - Toegang Brightspace als student | Guest student |
| G276 | FdR - Gastrol Grotius | Staff |
| G286 | SOZ - HOVO-student (Brightspace) | Guest student |
| G289 | SOZ - HOVO-medewerker (Brightspace) |
Staff |
| G293 | FWN - Gastrol Brightspace als medewerker |
Staff |
| G296 | FGGA - Brightspace als medewerker | Staff |
| G297 | ICLON - Brightspace als medewerker | Staff |
| G299 |
SOZ - CFI - Toegang LMS als student | Guest student |
| G300 | SOZ - CFI - Toegang LMS als medewerker | Staff |
| G303 | SOZ - FB - Gastrol Brightspace als student | Guest student |
| G305 | FSW - Gastrol Brightspace als medewerker | Staff |
| G308 |
FGW - Toegang LMS als Student - ATC |
Guest student |
| G310 | ASC - Toegang tot LMS als medewerker |
Staff |
| G311 |
LUMC - Gastrol OOR |
Staff |
| G313 | LUMC - Toegang Brightspace als medewerker (zonder uMail) |
Staff |
| G321 | LLInC - Toegang LMS als medewerker |
Staff |
|
G322 |
FdR - Gastrol Brightspace als student |
Guest student |
NB Hoe een persoon binnenkomt in Brightspace heeft enkel invloed wat hij op het hoogste niveau kan zien.
DX en DY aanstelling
DX en DY aanstellingen zijn tijdelijke statussen van een aanstelling. Het kan gezien worden als een soort vooraanmeld status zoals bij studenten gebruikt wordt. De DX en DY houden in dat de contractering van de medewerker nog niet helemaal rond is. Medewerkers met een DX of DY aanstelling worden niet aangemaakt als persoon in Brightspace. Zodra de aanstelling helemaal rond is verdwijnt de DX of DY aanstellingsstatus en wordt een persoon alsnog aangemaakt als gebruiker in Brightspace.
Tijdigheid van de koppeling
De koppeling tussen ULCN en Brightspace is een event-driven koppeling. Dit houdt in dat zodra ULCN een wijziging doorkrijgt van 1 van de bronsystemen deze direct wordt doorgezet naar Brightspace.