Tot 1 november 2024 stuur je een mail naar FB [email protected] met de naam van de aan te passen gebruiker. Vanaf 1 november maak je hiervoor een melding aan in Topdesk en maak je gebruik van het mutatieformulier Aanvraag voor het verwijderen van vakken uit ANS.
Achtergrond
Vakken worden in ANS aangemaakt op basis van uSis gegevens ongeacht of een tentamen als studieonderdeel erin is opgenomen. Is er geen tentamen aan het vak verbonden, kan die handmatig door de Facultair Functioneel Beheer (FFB) verwijderd worden. Het is ook mogelijk om ze via het aanvraagformulier in het Helpdeskportaal (Aanvraag voor het verwijderen van vakken uit ANS) in bulk te laten verwijderen door FB Toetsen.
Verwijderen van vakken (en toetsen) verloopt in Ans in twee stappen, namelijk:
- Verplaatsen naar de prullenbak (=soft delete).
- Definitief verwijderen uit de prullenbak an 180 dagen.
Dat betekent dat als een vak per ongeluk verwijderd is, deze binnen 180 uit de prullenbak teruggehaald kan worden. Na deze 180 dagen wordt het vak pas definitief verwijderd en kan alleen via een nieuwe veegactie vanuit uSis in Ans worden aangemaakt.
Let op: Vanaf 25 vakken kun je FB Toetsen vragen een bulk Soft Delete actie uit te voeren. Bij minder dan 25 vakken verwijdert de FFB'er handmatig de vakken.
Proces: Soft Delete vakken
Om overtollige vakken in Ans in bulk te verwijderen maakt FB Toetsen in juli twee lijsten, namelijk:
- een lijst van alle in Ans aangemaakte uSis vakken voor het komende studiejaar;
- een lijst van alle in Ans aanwezige vakken van het eindigende studiejaar aangevuld met toetsID en -naam.
Deze laatste geeft inzicht welke vakken Ans hebben gebruikt voor toetsing (en evt inleveropdrachten) in het eindigende studiejaar. Op de lijst van het komende studiejaar geeft een FFB’er van de faculteit aan welke vakken verwijderd mogen worden.
Uitleg van de kolommen in het Excel bestand voor komend studiejaar:
| Kolom | Veldnaam | Uitleg |
|---|---|---|
| A | VERWIJDEREN | In te vullen door FFB indien vak weg mag |
| B | CourseID | Intern Ans ID van het vak |
| C | CourseName | Vak naam zoals die ook in uSis en Ans staat |
| D | CourseCode | Vak code zoals die ook in uSis en Ans staat |
| E | Faculty | Faculteit |
| F | Semester | Schoolperiode (S1/ S2/ HS) |
De ingevulde lijst wordt geüpload in het Helpdeskportaal via het formulier Aanvraag voor het verwijderen van vakken uit ANS om FB Toetsen het verwijder proces in gang te laten zetten.
FFB kan deze lijst ook gebruiken om zelf handmatig vakken te verwijderen.
Let op: wanneer een vak door twee faculteiten verzorgt wordt, volgt FB Toetsen wat de penvoerende faculteit van het vak aangeeft.
Vakken van twee faculteiten
Vakken worden aangemaakt op basis van gegevens in uSis en gekoppeld aan de faculteit die daar als penvoerder is ingevoerd. Wordt het vak door meerdere faculteiten verzorgd kan het verwijderen consequenties hebben voor niet-penvoerders. We raden je aan om in dat geval elkaar erover te informeren.
Verwerkingstijd FB Toetsen
FB Toetsen voert het verwijderen van vakken binnen 5 werkdagen na ontvangst van de lijst uit en informeert je zodra het gereed is.