De functionaliteit staat nu alleen nog aan op Leiden QA Brightspace en staat gepland voor uitrol op Productie op 18 november 2022. De Export Grades for uSis functionaliteit is ontwikkeld om de flow van cijfer invoer vanuit Brightspace naar uSis zoveel mogelijk te versimpelen. De export geeft direct de data die je nodig hebt om in bulk cijfers in uSis in te voeren en er is dus geen format wijziging nodig om bulk cijfer invoer mogelijk te maken.

Daarnaast biedt deze functionaliteit ook de volgende 2 voordelen ten opzichte van de reguliere Grades Export:

• Bij de export van Final Grade wordt altijd de ADJUSTED final grade uit Brightspace gepakt, tenzij deze leeg is. Dan komt de Final Calculated Grade mee.
  • Op die manier heb je in 1 lijst de cijfers die je daadwerkelijk in uSis wil invoeren.

Wat doet de Export Grades for uSis niet?

• Point grades exporteren; dus je kan het export bestand niet gebruiken voor import grades, want die heeft points grades nodig en gebruikt een ander format. Zie ook: https://universiteitleiden.screenstepslive.com/a/1344791-how-do-i-import-grades
• De juiste username exporteren: de s voor het studentennummer wordt er namelijk afgehaald, ten behoeve van directe verwerking in uSis.
• Meerdere grade items in 1 bestand exporteren: elk grade item is een aparte file.
  • Mocht je willen rekenen met de symbolen, zul je meerdere excels samen moeten voegen.

Ga naar: https://leidenqa.brightspace.com/d2l/login

1. Login met je ULCN username  
2. En het wachtwoord wat jezelf hebt ingesteld. NB Het kan zijn dat deze niet gelijk is aan je huidige ULCN wachtwoord

We hebben de volgende courses klaargezet voor jullie. Afhankelijk van je enrollment zie je maar een aantal courses:

Uitleg van het bestandsnaam:

e.g.: 1081V19Y_2223_S1_2223-S1 Landscape Dynamics 2_Baseline test_2022-10-19_20221019103707

De naam van de export is zo opgebouwd dat degene die de cijfers in uSis moet invoeren kan afleiden voor welk vak het is. Zo staat het Studiegidsnummer, als het collegejaar, de periode, naam van het vak in het bestandsnaam. Daarnaast komt ook de naam van de grade item mee + toetsdatum en een date stamp.

Uitleg van de kolommen:

• OrgDefinedID: de studentnummer van de student, zonder s!
  • Want in uSis voer je cijfers per student in, zonder de s
• GradeSymbol: het cijfer wat in Brightspace is geregistreerd als Grade Symbol.
  • Lees het cijfer wat je veelal ook de student in Brightpspace laat zien
• ExamDate: De datum die je hebt gekozen bij de export stappen
• FirstName: voornaam van de student
• LastName: achternaam van de student
• OrgUnitName: naam van het vak
• OrgUnitCode: code van het vak
• SectionCode: indien van toepassing, code van de sectie waar de student inzit.
  • Kan handig zijn wanneer je een samengesteld vak hebt en op verschillende plekken in uSis cijfers moet invoeren
• GradeItemName: De naam van het item zoals in Brightspace Gradebook staat
• GradeItemNameOverride: de eigen gegeven naam bij de export stappen.

Navigeer naar de betreffende Course > Grades en klik op Export for uSis. Het onderstaande scherm komt dan tevoorschijn:

1. Het format voor de export. Standaard staat deze op Excel, maar je kan hem aanpassen naar CSV.
   • Wanneer je Excel kiest, is het gemakkelijker cijfers in de export aan te passen, voordat je ze in uSis plakt
   • LET OP! Kies je voor CSV, dan kan het zijn dat de datum onbedoeld van format veranderd. Zie ook Datum format verandert in de CSV export
2. Hier kun je selecteren welke grade items, grade categories en/of final grade je wil exporteren.
3. Name Override kun je gebruiken indien je een andere naam aan het Grade item wil geven, e.g. Deeltoets 1
   • Dit veld is niet verplicht en kan prima leeg blijven, zonder consequenties.
4. Per regel moet je een toetsdatum selecteren. Een toetsdatum is nodig bij cijferinvoer in uSis.
   • Als dit veld leeg is, krijg je een error message te zien met het verzoek een toetsdatum te selecteren
   • Bij het plakken van cijfers in uSis, mag de toetsdatum niet in de toekomst liggen. Houdt hiermee rekening: draai de cijferlijsten op de dag dat je ze ook direct invoert uit, of geef een toekomstige datum mee, maar voer je actie nog niet in uSis uit.
   • Een historische toetsdatum is natuurlijk geen probleem!
5. Klik tot slot op Export Selected

Een pop-up scherm verschijnt, met een nadenk scherm. Zodra de export gereed is, kun je deze downloaden en openen.  De export ziet er als volgt uit:

1. Ga in uSis naar Curriculumbeheer > Beoordeling > Cijferlijst
2. Voer de juiste periode in
3. Kopieer het studiegidsnummer (zonder de Y) uit het export bestand en voer deze in
4. Klik op zoeken
5. Selecteer hierna de juiste deelactiviteit

1. Selecteer het juiste tabblad (cijfers die je wil verwerken; in het bovenstaande voorbeeld willen we cijfers boeken op de reeds gemaakte cijferlijst Afwezigheid).
2. Kopieer de eerste drie kolommen uit de excel en plak deze in het Knip- en plakgebied.
3. Klik hierna op Verwerken.
4. Controleer nu of de cijfers in de tabel erboven staan en klik tot slot op opslaan.

1. Verander naar wens de cijfers van studenten om te zien wat het doet met de final grade / grade category en de exports daarvan.
2. Gebruik een grade scheme waar woorden worden gebruikt en probeer deze na export te plakken in uSis. Gaat dit goed?
3. Nadat je voor een activiteit met succes cijfers hebt ingevoerd in uSis, draai een nieuwe export uit met een andere toetsdatum en plak de cijfers opnieuw in uSis voor alle studenten. Veranderd de toetsdatum in uSis of krijg je een error?
4. Voeg een paar studenten toe aan de export in excel die niet zijn ingeschreven in het uSis vak. Wat gebeurt er?

Heb je vragen over het testen, loop je tegen eigenaardigheden aan? Neem dan voor 10 november 2022 contact op met Arzu Sahin per mail. Zij verzamelt alle input en vragen en borgt dat dit ook in de documentatie wordt meegenomen.