Dit artikel legt uit hoe je kunt controleren of inschrijvingen vanuit uSis overkomen naar Brightspace.
Via een vergelijking controlequery INTF1002 uSis & een lijst van Brightspace
Houdt er rekening mee dat wanneer je de lijsten uit uSis en Brightspace laat uitdraaien, hier minimaal verschil zit in tijd. Anders krijg je grote discrepanties in het aantal inschrijven, als je slechts naar de data kijkt.
Ons advies: plan vooruit!
Ben je van plan om op een bepaalde datum een controle uit te voeren? Vraag dan je uSis collega's of zij op het gewenste moment tijd hebben om de data uit te draaien.
Tip! uSis draait altijd de data van nu uit, maar het kan ook worden ingepland om op een bepaald moment te draaien en per mail naar je te versturen. Vraag je facultair functioneel beheerder uSis voor meer informatie.
Voor Brightspace geldt dat je alleen kunt aangeven tot wanneer je de data wil, inplannen van een automatische uitdraai is helaas niet mogelijk. Historische data opvragen, e.g. het aantal inschrijvingen zoals die in Brightspace stonden 2 weken geleden, is mogelijk.
De juiste data uit Brightspace verkrijgen
Helaas is het niet mogelijk zelf de data uit Brightspace te verkrijgen, omdat autorisaties niet op die manier kunnen worden ingericht in Brightspace. Om die reden verloopt een Brightspace data verzoek altijd via FB SOZ LMS.
Dien via het Helpdeskportaal een data verzoek in
Vermeld in het ticket dat je op zoek bent naar een lijst van Brightspace inschrijvingen van jullie uSis courses en vermeld ook of je de meest recente data wil of de data van een bepaalde datum.
De data die je van FB LMS krijgt is:
- OrganizationalUnits.Code = de course code van de course, deze kun je mappen met de uSis data tabel.
- Count = aantal ingeschreven users met de rol student in de Brightspace course
De juiste data uit uSis halen
Facultair functioneel beheerders hebben de mogelijkheid om de controlequeries uit te draaien.
- Ga naar Query's en rapportages > Queryweergave
- Zoek op INTF1002
- Klil op Excel
Voer bij de periode de huidige interface periode in en klik op resultaten (klik op het vergrootglas om te zoeken indien nodig).
Een Excel document wordt gedownload, zie hieronder:
Tip! Verwijder de eerste rij, zodat je straks met Access, Power Query of een ander gewenst programma, de Brightspace data kan linken aan de uSis data.
- Course offer ID= de course code van de course, deze kun je mappen met de Brightspace data tabel
- Count Distinct ID = het aantal unieke studenten wat in uSis is ingeschreven voor 1 of meerdere studiedelen onder het Y vak.
- NB Staat een student voor zowel een werkgroep en een hoorcollege ingeschreven in uSis, wordt hij/zij in deze query maar 1x meegeteld. In Brightspace staat de student namelijk ook maar 1x in de course.
Open een nieuw / leeg excel bestand en ga naar Data > Get Data
Klik hierna op From File > From Workbook
Selecteer de INTF1002 query output van je desktop.
- Selecteer dan Sheet 1
- Controleer of de bovenste rij inderdaad met Course offer ID begint.
- Staat er nog een rij boven? Klik dan op Cancel en verwijder eerst uit het bronbestand de bovenste rij. Hervat de bovenstaande stappen.
- Klik op Transform Data
Indien gewenst, kun je onder Organisatie alvast jouw faculteit kiezen (scheelt rekenkracht bij de join).
Klik hierna op New Source > File > Excel en selecteer het Brightspace bestand.
- Selecteer Sheet 1
- Klik op OK
- Selecteer rechts de eerste Sheet 1 zodat je weer tegen de uSis query aankijkt
- Klik hierna op Merge Queries > Merge Queries
- Selecteer de eerste kolom, genaamd Course offer ID
- Selecteer in de dropdown de Brightspace data set
- Selecteer ook hier de eerste kolom, genaamd OrganizationalUnits.Code
- Laat de Join Kind op Left Outer staan
- Klik op OK
- Klik op het icoontje met de twee pijlen om de Brightspace data te laden
- Selecteer vervolgens alleen Count
- Klik op OK
Power Query heeft dan wat tijd nodig om na te denken.
Wanneer je geen laadbalkje meer ziet, klik op Close & Load
Selecteer rechts opnieuw de bovenste sheet en je ziet de samengevoegde data bestanden.
- Hernoem de kolom Count distinct ID naar uSis count, zodat je weet dat het om uSis inschrijvingen gaat
- Hernoem de kolom Sheet 1(2).Count naar Brightspace count, zodat je weet dat het om BS inschrijvingen gaat.
- Voeg een nieuwe kolom toe, genaamd Difference / Verschil
- Voer een formule in waar je uSis inschrijvingen - Brightspace inschrijvingen uitrekent = (selecteer cel uSis count) - (selecteer cel Brightspace count) voor de eerste rij
- Excel zet automatisch je formule door over alle andere rijen!
Hierna kun je de analyse gaan starten! Sorteer de kolom Difference / Verschil van groot naar klein, dan zie je meteen welke vakken grote discrepanties bevatten.
Tip! Grote onverklaarbare discrepantie in de bovenstaande vergelijking? Kopieer de Course offer ID en zoek in Brightspace naar de course en bekijk het aantal studenten in de classlist.
Wat als de inschrijvingen inderdaad verschillen?
Veelal is de oorzaak dat een studiedeel onder twee Y's hangt (INTF0008 Query). Maar er kan natuurlijk ook wat anders aan de hand zijn!
Gebruik de overige controle queries om snel achter de oorzaak te komen:
- Query INTF0001: Samenstelling leeg (Type 1: moet opgelost worden)
- Query INTF0002: Sessie van Y-vak ongelijk aan sessie van activiteiten (Type 2: ter info)
- Query INTF0003: Vinkje Studiedeel naar LMS staat uit (Type 1: moet opgelost worden)
- Query INTF0004: Vinkje Studiedeel naar LMS aan, maar Y-vak niet geroosterd (Type 1: moet opgelost worden)
- Query INTF0005: Niet-Y-vakken die zijn geroosterd in interface periode of Studiedeel naar LMS aan hebben staan (Type 1: moet opgelost worden)
- Query INTF0008: Deelvakken die in de samenstelling aan meerdere Y-vakken hangen EN meerdere van die Y-vakken zijn ingeroosterd in de interfaceperiode. (Type 1: moet opgelost worden)
Zie hier voor een uitgebreide beschrijving van de controle query's.
Zie je nog steeds een onverklaarbare discrepantie? Dan kun je kijken of een veegactie werkt Hoe voer ik een veegactie in uSis uit?.
Werkt de veegactie ook niet? Neem dan contact op met FB SOZ LMS, via het Helpdeskportaal OF maak direct een ticket in TOPdesk aan en zet deze op FB LMS.