Inmiddels is de uSIS - LMS koppeling in staat op de volgende (un)enrollments te verrichten:
Studenten worden door de uSIS koppeling automatisch enrolled op de Moeder-Course offerings. Studenten krijgen daarbij altijd de rol Student.
Er gelden een aantal voorwaarden waar aan voldaan moet worden:
- De Moeder-Course offering moet bestaan in Brightspace; Zie de screenstep over het aanmaken van Moeder-Course offerings om te zien aan welke voorwaarden een cursus moet voldoen alvorens er een Moeder-Course offering aangemaakt wordt in Brightspace.
- Student moet ingeschreven zijn op 1 van de deelvakken van een geroosterd Y-vak; Zodra de student op, op zijn minst, 1 van de deelvakken van een Y vak (bijvoorbeeld het W-, H- of T-vak) is ingeschreven wordt de student in Brightspace enrolled op de Moeder-Course offering. Het maakt dus niet uit of de student alle activiteiten binnen de cursus volgt of bijvoorbeeld uitsluitend deelneemt aan een werkgroep of een toets. De student zal in alle gevallen waarin hij/zij op zijn minst 1 activiteit volgt enrolled worden.
-
Activiteit (van deelvak) waar student op is ingeschreven moet in dezelfde sessie geroosterd zijn als het Y-vak; Op dit moment kent de koppeling (bewust) een beperking dat geroosterde activiteiten van een deelvak in dezelfde sessie geroosterd moeten zijn als de sessie waarin het Y-vak is geroosterd. Volgt een student uitsluitend activiteiten in een andere sessie, dan zal de student niet enrolled worden op de course offering. Een voorbeeld: Een Y-vak is geroosterd in S1, de meeste activiteiten van dat vak zijn ook in S1 geroosterd. Een hertentamen is echter in S2 geroosterd. De koppeling 'ziet' niet dat die activiteit hoort bij het Y-vak uit S1. Als een student uitsluitend dat hertentamen volgt in S2 en geen van de activiteiten in S1 dan zal deze student niet enrolled worden op de Moeder-Course offering.
- Samenstelling van het Y-vak moet correct zijn; voortbordurend op het vorige punt is het daarnaast noodzakelijk dat de samenstelling van het Y-vak correct is vastgelegd in uSIS. Als de student op een deelvak is ingeschreven, maar er is niet vastgelegd dat dit deelvak bij een Y-vak hoort, kan de koppeling de student ook niet voor de bijbehorende Moeder-Course offering enrollen. Zie ook de screenstep met Oplossingen voor veelvoorkomende problemen met de uSIS koppeling.
Naast een Moeder-Course offering kan een faculteit er voor kiezen om ook Werkgroep-Course offerings aan te laten maken door de koppeling. Het enrollen van studenten op die Werkgroep-Course offering wordt automatisch door de koppeling gedaan op basis van de inschrijving van een student op de betreffende Studieactiviteit in uSIS.
Ook hier gelden een aantal voorwaarden:
- Alle voorwaarden die voor de Moeder-Course offering gelden, gelden ook als voorwaarden voor het enrollen van een student op een Werkgroep-Course offering
- Werkgroep-Course offering, waar de student op enrolled moet worden, moet bestaan in Brightspace; Zie de screenstep over het aanmaken van Werkgroep-Course offerings om te zien aan welke voorwaarden een deelvak moet voldoen voordat er Werkgroep-Course offerings voor worden aangemaakt.
- Student moet enrolled zijn op de betreffende Studieactiviteit in uSIS; Zodra de student ingeschreven is in uSIS (en aan de vorige 2 voorwaarden is voldaan) op de Studieactiviteit wordt de student in Brightspace enrolled op de bijbehorende Werkgroep-Course offering. Het maakt daarbij niet uit of de student zelf de inschrijving doet of dat een medewerker van de faculteit dat doet.
Voorbeeld van enrollment op Werkgroep-Course offering:
Als de student ingeschreven is op werkgroep 5 van het W-vak 12345W, welke op zijn beurt onderdeel is van het hoofdvak 12345Y, dan zal de student ingeschreven worden op de Werkgroep-Course offering met code 12345Y-12345W-5-2021-WGR-S1. Daarnaast zal de student ook altijd op de Moeder-Course offering enrolled worden. In dit geval met code 12345Y-2021-S1.
Als de faculteit gekozen heeft om voor werkgroepen geen Werkgroep-Course offerings in te zetten, maar Sections, dan wordt de enrollment van de student op de section automatisch door de koppeling gedaan.
Hiervoor gelden wel een aantal voorwaarden:
- Alle voorwaarden die voor de Moeder-Course offering gelden, gelden ook als voorwaarden voor het enrollen van een student op een Werkgroep-Course offering
- De Section, waar de student op enrolled moet worden, moet bestaan in Brightspace; Het aanmaken van Sections kan sinds juni 2021 ook door de koppeling gedaan worden. Lees hier hoe dit in zijn werk gaat.
- Student moet enrolled zijn op de betreffende Studieactiviteit in uSIS; Zodra de student ingeschreven is in uSIS (en aan de vorige 2 voorwaarden is voldaan) op de Studieactiviteit wordt de student in Brightspace enrolled op de bijbehorende Section. Het maakt daarbij niet uit of de student zelf de inschrijving doet of dat een medewerker van de faculteit dat doet.
Voorbeeld van enrollment op Section:
Als de student ingeschreven is op werkgroep 5 van het W-vak 12345W, welke op zijn beurt onderdeel is van het hoofdvak 12345Y, dan zal de student ingeschreven worden op de Section met code 12345Y-12345W-5-2021-WGR-S1. De Section valt in Brightspace hierarchisch onder de Moeder-Course offering. De student zal dus naast de enrollement op de Section ook altijd een enrollment op de Moeder-Course offering krijgen. In dit geval met code 12345Y-2021-S1.
[uitleg volgt]
In tegenstelling tot coördinatoren worden studenten wel unenrolled voor (beide type) Course offerings en Sections. Zodra een student voor geen enkel deelvak binnen het Y-vak meer een actieve inschrijving heeft wordt de student unenrolled voor de Moeder-Cours offering. Het is hierbij wel belangrijk dat bij het uitschrijven de student de status 'dropped' krijgt in uSIS. Het is, voor een beperkt aantal uSIS medewerkers, mogelijk om een inschrijving in zijn geheel te verwijderen (het zogeheten 'minnen'). Als een inschrijving direct gemind wordt, dan zal er geen uitschrijfbericht naar Brightspace verstuurd worden. Inschrijvingen moeten daarom ook altijd 'gedropped' worden en niet gemind. Mocht minnen toch echt noodzakelijk zijn dan dient eerst gedropped te worden, opgeslagen en daarna pas het minnen uitgevoerd worden.
Bij het unenrollen van een student is eventueel ingeleverd werk of bijdragen van de student niet meer zichtbaar. Mocht de unenrollment een foutieve handeling geweest zijn, dan kan de bijdrage van de student eenvoudig weer hersteld worden door de student weer in te schrijven in uSIS. De koppeling enrolled de student weer op de Course offering en ingeleverde werk of bijdragen worden vervolgens weer zichtbaar.
FAQ
Het kan voorkomen dat een Moeder-Course offering, Werkgroep-Course offering of Section pas na of tijdens de inschrijfperiode wordt aangemaakt in Brightspace. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarbij men vooraf dacht dat de cursus niet naar Brightspace hoeft of dat werkgroepen niet naar Brightspace zouden hoeven, maar zich men later toch bedenkt. In zo'n situatie heeft de koppeling de reeds gedane inschrijvingen 'gemist'. Er is in de koppeling een specifieke oplossing bedacht voor dit probleem.
Op het moment dat een Moeder-Course offering nog niet bestaat zullen ook onderliggende Werkgroep-Course offerings of Sections nog niet bestaan. In dit geval is het een kwestie van alsnog het Y-vak inroosteren en het vinkje 'Studiedeel naar LMS' aan zetten. Elke keer als het vinkje aangezet wordt zullen alle inschrijvingen en onderliggende inschrijvingen op deelvakken alsnog verstuurd worden.
Ook kan het zijn dat de Moeder-Course offering wel bestaat, maar de Werkgroep-Course offerings of Secties nog niet. Men had bijvoorbeeld bedacht dat werkgroepen niet naar Brightspace hoeven, maar men bedenkt zich later. In dit voorbeeld zal het veld 'Studieactiviteiten naar LMS' niet gevuld zijn initieel. Door simpelweg het veld alsnog te vullen worden de Werkgroep-Course offerings dan wel Secties aangemaakt en worden gelijk eventueel reeds gedane inschrijvingen alsnog gedaan worden in Brightspace.
In algemene zin kan de procedure "het uitvinken van het vinkje 'Studiedeel naar LMS?', het scherm opslaan, het vinkje 'Studiedeel naar LMS?' weer aanvinken en weer opslaan" gebruikt worden in allerlei situaties waarin inschrijvingen in Brightspace nog niet in sync zijn met de inschrijvingen in uSIS. We noemen deze procedure ook wel een veegactie.
Bij het uitvoeren van de veegactie is het belangrijk om tussen de eerste en tweede keer opslaan minimaal 5 seconde te laten zitten. Doe je dit te snel achter elkaar dan wordt de veegactie niet (goed) uitgevoerd.
Als een student eerder, handmatig is toegevoegd aan een cursus (bijvoorbeeld als Student Observer) en zich vervolgens zelf inschrijft middels Usis, krijgt deze de rol van Student. Met andere woorden: de rol vanuit Usis is leidend.