Dit artikel beschrijft de procedure die wordt gevolgd nadat je een wijzigingsverzoek hebt ingediend.
Let op! Dit artikel is gewijzigd in verband met de overbruggingsperiode in afwezigheid van een PO DLO en implementatie DLO governance. Voor vragen hierover, benader de functioneel consulenten ofwel het hoofd functioneel beheer.
1. Impactanalyse
FB DLO analyseert het ingezonden stuk. Daarnaast wordt ook het LLInC om input gevraagd indien van toepassing.
Het betreffend domein voert de impactanalyse uit en het kan zijn dat hiervoor contact wordt opgenomen met de ingevulde contactpersonen om de analyse compleet te maken.
Naar aanleiding van de impactanalyse zal duidelijk worden of het wijzigingsverzoek een gedelegeerd item is, een Request for Change (RFC) voor de leverancier of een WV buiten het mandaat van FB DLO.
Als het wijzigingsverzoek buiten het mandaat van FB DLO valt, zal deze voor nu even worden geparkeerd.
Doorlooptijd impactanalyse
FB SOZ krijgt 3 weken de tijd om de impactanalyse te voltooien en deze te routeren. Indien uit de analyse blijkt dat er meer tijd nodig is, wordt de contactpersoon hierover geïnformeerd.
2. Acties na impactanalyse
Afhankelijk van de aard van het wijzigingsverzoek wordt het verzoek verder als volgt behandeld:
RFC
Is het een specifieke wens om iets aan de bestaande functionaliteit / werking van één van de applicaties binnen de DLO te veranderen, dan betreft het veelal een RFC voor de leverancier. FB SOZ zal dan het verzoek indienen bij de leverancier en houdt de aanvrager op de hoogte. Ga direct naar: FB SOZ dient een RFC in bij de leverancier.
Gedelegeerde items
Er zijn een aantal zaken die standaard worden gedelegeerd aan gremia / verantwoordelijke partijen. Op dit moment geldt dat voor de volgende items:
-
Functionele wijzigingen binnen de huidige concern systemen die binnen de operatie uit te voeren zijn én waar de leverancier verder niet bij nodig is, worden afgestemd met de betreffende gebruikersgroep. e.g. een andere inrichting van de course home page wordt met de LMS Coordinatoren afgestemd. De Functioneel Consulent van het domein is verder verantwoordelijk voor de prioritering van de change binnen de operationele werkzaamheden.
- Indien uit afstemming blijkt dat andere stakeholders/gremia moeten worden geraadpleegd, geschiedt dat hierna.
- Nieuwe LTI 1.3 integraties waar een faculteit reeds een licentie van heeft: na uitvoering privacy, security en risicoanalyse (verantwoordelijkheid van de faculteit) en succesvolle test door FB SOZ, worden nieuwe LTI 1.3 integraties uitgerold op productie zonder verdere afstemming met andere gremia.
FB SOZ dient een RFC in bij de leverancier
Voor Brightspace geldt dat D2L de Request for PIE methodiek hanteert. Alle wijzigingsverzoeken die een verandering in het core product Brightspace vragen, moeten als PIE worden ingediend.
Er staan momenteel vele duizenden PIE items open, van alle klanten van D2L. Het is aan D2L of zij het verzoek überhaupt in behandeling nemen en hoe zij het prioriteren. Vanuit Universiteit Leiden hebben we hier minimaal invloed hierop. We kunnen dus helaas geen datum geven wanneer en zelfs of het verzoek zal worden gehonoreerd.
Voor de andere applicaties in de DLO geldt dat de leverancier direct wordt gecontacteerd om het verzoek in overwegiging te nemen. De ene leverancier geeft hier direct gehoor aan, de andere zet het op hun backlog. In alle gevallen zullen we wat de leverancier terugkoppelt ook terugkoppelen aan de aanvrager.
Maatwerk?
Het kan zo zijn dat een leverancier aangeeft dat het wijzigingsverzoek een maatwerk oplossing betreft. In dat geval wordt er bij de leverancier een offerte opgevraagd en wordt afhankelijk van de prijs het item doorgezet naar de CAB DLO ofwel afgevangen in het werkbudget automatisering DLO.
Wijzingsverzoek buiten mandaat FB DLO
Voor de volgende wijzigingsverzoeken geldt op dit moment dat ze niet worden uitgevoerd / on hold worden gezet, tot de implementatie van de nieuwe governance DLO (zie voor meer informatie ook de presentatie van augustus 2024):
- Geld:
- Er zijn structurele extra kosten nodig, e.g. nieuwe licentie / uitbreiding nieuwe licentie
- Er zijn eenmalige kosten nodig, e.g. inhuur / extra consulting leveranciers
- Inzet:
- De uitvoering van het WV vraagt significante inzet van FB welke niet in de operatie uit te voeren is / of te beleggen is door de functioneel consulent
- Formatie uitbreiding:
- De impactanalyse voorziet benodigde uitbreiding van de support en/of beheerorganisatie, welke niet in de staande formatie af te vangen is
- Complexiteit / impact:
- De impact & complexiteit van de change vereist organisatiebrede afstemming / sturing. Lees: er is een projectmatige aanpak en/of meer coördinatie nodig dan van FB DLO kan worden verwacht.
3. Terugkoppeling
Er geschiedt altijd direct terugkoppeling naar de indiener van het wijzigingsverzoek. Zowel in de onderzoeksfase als na indienen RFC en uitvoering.
Tip! Bekijk ook de backlog & de ingediende verzoeken voor een totaal overzicht via de LU Education Support Teams > DLO Stakeholders.
NB Alleen mensen met toegang tot deze Teams omgeving, kunnen de stukken bekijken.