Dit artikel beschrijft de procedure die wordt gevolgd nadat je een wijzigingsverzoek hebt ingediend:
1. Impactanalyse
Teamleider FB SOZ DLO analyseert het ingezonden stuk en gaat na onder welk domein binnen FB DLO de impactanalyse moet worden uitgevoerd: LMS, Video, Toetsing of DLO breed. Daarnaast wordt ook het LLInC om input gevraagd indien van toepassing.
De aangewezen personen voeren de impactanalyse uit en het kan zijn dat hiervoor contact wordt opgenomen met de ingevulde contactpersonen om de analyse compleet te maken.
Naar aanleiding van de impactanalyse zal duidelijk worden of het wijzigingsverzoek een item voor het CAB DLO is, gedelegeerd item of een Request for Change (RFC) voor de leverancier. De Teamleider FB DLO bepaalt aan de hand van de analyse en gemaakte afspraken hoe het verdere verloop is.
Doorlooptijd impactanalyse
FB SOZ krijgt 3 weken de tijd om de impactanalyse te voltooien en deze te routeren. Indien uit de analyse blijkt dat er meer tijd nodig is, wordt de contactpersoon hierover geïnformeerd.
2. Acties na impactanalyse
Afhankelijk van de aard van het wijzigingsverzoek wordt het verzoek verder als volgt behandeld:
RFC
Is het een specifieke wens om iets aan de bestaande functionaliteit / werking van één van de applicaties binnen de DLO te veranderen, dan betreft het veelal een RFC voor de leverancier. FB SOZ zal dan het verzoek indienen bij de leverancier en houdt de aanvrager op de hoogte. Deze items gaan dus NIET langs de CAB DLO. Ga direct naar: FB SOZ dient een RFC in bij de leverancier.
Gedelegeerde items
Er zijn een aantal zaken die standaard worden gedelegeerd aan gremia / verantwoordelijke partij. Deze items gaan dus NIET langs de CAB DLO. Op dit moment geldt dat voor de volgende items:
-
Functionele wijzigingen binnen de huidige concern systemen die binnen de operatie uit te voeren zijn én waar de leverancier verder niet bij nodig is, worden afgestemd met de betreffende gebruikersgroep. e.g. een andere inrichting van de course home page wordt met de LMS Coordinatoren afgestemd. De Functioneel Consulent van het domein is verder verantwoordelijk voor de prioritering van de change binnen de operationele werkzaamheden.
- Indien uit afstemming blijkt dat andere stakeholders/gremia moeten worden geraadpleegd, geschiedt dat hierna.
- Nieuwe LTI 1.3 integraties waar een faculteit reeds een licentie van heeft: na uitvoering privacy, security en risicoanalyse (verantwoordelijkheid van de faculteit) en succesvolle test door FB SOZ, worden nieuwe LTI 1.3 integraties uitgerold op productie zonder verdere afstemming met andere gremia.
CAB DLO
Gaat het om een uitbreiding van het applicatielandschap, nieuwe functionaliteiten / tools, dan gaat het veelal om een item direct bestemd voor de CAB DLO. Ga direct naar: Bespreking op het CAB DLO
FB SOZ dient een RFC in bij de leverancier
Voor Brightspace geldt dat D2L de Request for PIE methodiek hanteert. Alle wijzigingsverzoeken die een verandering in het core product Brightspace vragen, moeten als PIE worden ingediend.
Er staan momenteel vele duizenden PIE items open, van alle klanten van D2L. Het is aan D2L of zij het verzoek überhaupt in behandeling nemen en hoe zij het prioriteren. Vanuit Universiteit Leiden hebben we hier minimaal invloed hierop. We kunnen dus helaas geen datum geven wanneer en zelfs of het verzoek zal worden gehonoreerd.
Voor de andere applicaties in de DLO geldt dat de leverancier direct wordt gecontacteerd om het verzoek in overwegiging te nemen. De ene leverancier geeft hier direct gehoor aan, de andere zet het op hun backlog. In alle gevallen zullen we wat de leverancier terugkoppelt ook terugkoppelen aan de aanvrager.
Maatwerk?
Het kan zo zijn dat een leverancier aangeeft dat het wijzigingsverzoek een maatwerk oplossing betreft. In dat geval wordt er bij de leverancier een offerte opgevraagd en wordt afhankelijk van de prijs het item doorgezet naar de CAB DLO ofwel afgevangen in het werkbudget automatisering DLO.
Bespreking op het CAB DLO
Zodra het wijzigingsverzoek compleet is, c.q. heldere business case en concrete impactanalyse, wordt het verzoek besproken op een eerst volgende CAB DLO.
Mogelijke uitkomsten zijn :
-
In Onderzoek:
- Formele vraag voor input aan de betreffende stakeholders
- Informatie wordt opgehaald binnen de organisatie; mogelijk ook agenda lid uitnodigen voor een volgend overleg.
-
Gedelegeerd:
- CAB DLO delegeert besluitvorming aan een specifiek gremium
-
Goedgekeurd:
- inplannen werkzaamheden z.s.m.
- inplannen werkzaamheden in nabije toekomst; binnen 1 jaar
- On hold, het wijzigingsverzoek an sich is niet afgeslagen, maar wordt nog niet ingepland (onderbouwde redenatie).
- positieve advisering richting OWB, m.b.t. uitbreiding DLO.
-
Niet gemandateerd:
- Indien het wijzigingsverzoek niet binnen het mandaat van de CAB DLO valt, zal het CAB DLO wel proberen een advies uit te brengen vanuit het onderwijsdomein en de wens onder de aandacht brengen bij het juiste gremium.
-
Afgekeurd:
- wijzigingsverzoek wordt niet uitgevoerd (onderbouwde redenatie).
3. Terugkoppeling
Er geschiedt altijd direct terugkoppeling naar de indiener van het wijzigingsverzoek. Zowel in de onderzoeksfase als na indienen RFC, delegatie of bespreking op CAB DLO.
Indien het om een item voor de CAB DLO ging, worden alle stakeholders ook geïnformeerd op het eerst volgende DLO Stakeholdersoverleg.
Tip! Bekijk ook de backlog & de ingediende verzoeken voor een totaal overzicht via de LU Education Support Teams > DLO Stakeholders.
NB Alleen mensen met toegang tot deze Teams omgeving, kunnen de stukken bekijken.