De ULCN koppeling voorziet Ans van indentiteitsgegevens van gebruikers. In dit artikel beschrijft wat de functionaliteit is van de koppeling, en hoe de koppeling werkt.
Inhoudsopgave
Functionaliteit Ans - ULCN koppeling.
De ULCN-Ans koppeling voorziet Ans van identiteitsgegevens van gebruikers. Dit is wordt provisioning genoemd. De koppeling zorgt voor het aanmaken en beheren (zoals (de)-activeren) van gebruikers in Ans.
Gebruikers worden met een vaste standaard rol aangemaakt, nl medewerkers met de standaardrol Staff en studenten met de rol Student.
In Ans worden gebruikers op vakken automatisch of handmatig ingeschreven met specifieke rollen. Meer informatie over rollen en rechten kun je nalezen in het artikel: 'Rollen en Rechten in Ans'.
Het ULCN krijgt gebruikersgegevens, afhankelijk van het type gebruiker, uit drie verschillende bronsystemen, nl:
- SAP - Medewerkers (m-nummers)
- uSis - Studenten (s-nummers)
- GMS - Gastmedewerkers (g-nummers)
Via de ULCN koppeling krijgt een gebruiker alleen toegang tot Ans. Een gebruiker krijgt via inschrijvingen op vakken toegang tot een vak. Deze inschrijvingen gebeurt automatische via de uSIS koppeling, zie ook Hoe werkt de uSis koppeling, of handmatig.
Toekennen van de rollen: Medewerker, Student, Afdelingsbeheerder en Beheerder.
In totaal zijn er vier standaard rollen die door via de ULCN koppeling toegekend kunnen worden, nl: Medewerker, Student, Afdelingsbeheerder en Beheerder.
Het toekennen van de rol Beheerder of Afdelingsbeheerder, gaat via een wijzigingsverzoek bij FB Toetsen, waarna deze rollen via ULCN worden toebedeeld, zie ook Hoe werkt de ULCN koppleing.
Het wijzigingsverzoek kan tot 1 november 2024 per e-mail gestuurd worden aan: [email protected] Vermeld hierin: de naam, e-mail adres en de gebruikersnaam van de medewerker. Na 1 november worden deze verzoeken via Topdesk ingediend.
Activeren en de-activeren van accounts.
Een account van een gebruiker wordt via de koppeling in Ans aangemaakt en op actief of inactief gezet. Deze actie kan niet in ANS gedaan worden. Informatie in het ULCN is hier in leidend.
Inactieveren van studentaccount via ULCN gebeurt als is aangegeven dat de student:
- gestopt is met de studie
- afgestudeerd is
- overleden is
Mapping gegevens ULCN naar gebruikers in Ans.
Welke informatie uitgewisseld wordt met Ans staat aangegeven in ondersstaande tabel. Het automatisch beheren van gebruikersaccounts zoals activeren/ deactiveren en in- en uitschrijven in Ans kan alleen als bepaalde specifieke velden gevuld zijn. Deze velden worden wel gevuld via de koppeling en niet als een account rechtstreeks in Ans wordt aangemaakt.
Voor het handmatig aanmaken van accounts is toestemming van de security officer nodig en mag dan alleen onder de door security gestelde voorwaarden worden gemaakt.
In het hoofdstuk 'Mapping gegevens GMS rollen naar Ans rollen' is beschreven hoe GMS gastmedewerkers in Ans aangemaakt worden.
| Veldnaam Ans | Omschrijving | Voorbeeld |
| uid | Gebruikersnaam | s1234567 grootjgde |
| student_number | Studentnummer | 1234567 |
| external_id | Unieke persoonsnummer | s1234567 m12345678 g12345678 |
| first_name | Roepnaam | Jan |
| middle_name | Tussenvoegsel | de |
| last_name | Achternaam |
Groot Groot-van den Berg |
| Mailadres | [email protected] | |
| role | Rol die gebruiker heeft | student, staff, operator, owner |
| active | Status van de user | true, false |
| department_ids | Multi-valued lijst met departments waar de user bij hoort; enkel meesturen indien gebruiker de rol ‘Afdelingsbeheerder’ heeft. |
|
Mapping gegevens GMS rollen naar Ans rollen
Alleen gastdocenten worden doorgevoerd naar Ans.
In het GMS zijn er zijn twee type gastrollen gedefinieerd: Gaststudent en Gastdocent. Alleen gastdocenten worden doorgevoerd naar Ans. In GMS zijn meerdere GMS medewerkers rollen gedefinieerd, zie ook de tabel onderaan het artikel.
Gastdocenten van een andere schoolinstelling.
In Ans worden alleen unieke emailadressen toegestaan van het eigen maildomein. Een emailadres mag slects aan één account gekoppeld worden. Daardoor is het niet mogelijk om emailadressen van andere organisaties die Ans gebruiken op te nemen.
bij het aanmaken van een GMS account voor een gastdocent van een andere onderwijsorganisatie kan alleen met een prive emailadres gebeuren. Op het emailadres kan een gastdocent meldingen ontvangen dat er bv opdrachten wachten op een beoordeling. Adviseer een gastdocent om hier een apart privemail adres voor aan te maken, zeker als zij liever geen privemail adres willen opgeven.
Wordt het werkmailadres van de gastdocent ingevoerd, blokkeert Ans het aanmaken van het gebruikersaccount.
LUMC Docenten.
Voor gastmedewerkers vanuit het LUMC gelden andere regels binnen het GMS. Zij mogen geen prive mailadres opvoeren. Zij worden ingeschreven met hun LUMC emailadres.
Echter het LUMC gebruikt Remindo als toetsapplicatie in plaats van Ans. Om te voorkomen dat voor alle LUMC medewerkers geautomaiseerd een account aangemaakt wordt in Ans, zijn deze uitgesloten in de provisioning koppeling van ULCN naar Ans. Heeft een LUMC docent wel toegang nodig tot Ans, kan dat alleen als de GMS coördinator de facultaire Brightspace gastmedewerkersrol aan het individuele GMS account koppeld.
Gastmedewerkers van het LUMC behouden in het GMS hun LUMC emailadres en krijgen via de GMS coördinator de rol facultaire Gastrol Brightspace als medewerker.
Tabel GMS Medewerkersrollen.
Selecteer één van onderstaande GMS rollen voor de gastdocent.
Gastmedewerkers die één van rollen uit de onderstaande tabel hebben krijgen een account in Ans.
| GMS Rolnr. | Omschrijving GMS rol | Ans rol |
| G85 | IIAS - Gastmedewerker | Medewerker |
| G122 | FdR - Gastrol Brightspace als medewerker | Medewerker |
| G123 | FdR - Gastrol BIO | Medewerker |
| G125 | FdR - Gastrol JPAO | Medewerker |
| G126 | FdR - Gastrol Privaatrecht | Medewerker |
| G127 | FdR - Gastrol Publiekrecht | Medewerker |
| G130 | LUMC - Medewerker LUMC | Medewerker |
| G234 | FdR - Gastrol Metajuridica | Medewerker |
| G236 | FdR - Gastrol Strafrecht (Brightspace als medewerker) | Medewerker |
| G237 | FdR - Gastrol Strafrecht (Brightspace als medewerker uMail) | Medewerker |
| G250 | SOZ - FB - Gastrol Brightspace als medewerker | Medewerker |
| G256 | FGW - Toegang LMS als Medewerker | Medewerker |
| G264 | FdR - Gastrol Fiscale en Economische Vakken | Medewerker |
| G276 | FdR - Gastrol Grotius | Medewerker |
| G289 | SOZ - HOVO-docent (Brightspace) | Medewerker |
| G293 | FWN - Gastrol Brightspace als medewerker | Medewerker |
| G296 | FGGA - Gastrol Brightspace als medewerker | Medewerker |
| G297 | ICLON - Brightspace als medewerker | Medewerker |
| G300 | SOZ - CFI - Toegang LMS als medewerker | Medewerker |
| G305 | FSW - Gastrol Brightspace als medewerker | Medewerker |
| G310 | ASC - Toegang tot LMS als medewerker | Medewerker |
| G318 | HA - Toegang Brightspace als medewerker | Medewerker |
| G323 | HA - Gastrol Brightspace als medewerker (met LU-Card) | Medewerker |
Tijdigheid koppeling
De koppeling tussen ULCN en Ans is een event-driven koppeling. Zodra ULCN een wijziging doorkrijgt van één van de bronsystemen wordt deze direct doorgezet naar Ans.